El uso de canales informales como WhatsApp, aunque extendido, no exime del cumplimiento normativo.
Con la entrada en vigencia, a partir del 01 de diciembre de 2026, de la nueva Ley sobre Datos Personales en Chile, muchas empresas están revisando sus prácticas cotidianas.
En esta oportunidad queremos centrar nuestra mirada en el ámbito laboral, por los efectos que ello conllevará para las organizaciones y el ejercicio de las legítimas facultades del empleador.
Así, una situación que puede pasar desapercibida, pero que requiere de análisis, es el uso de grupos de WhatsApp entre trabajadores. ¿Es legal? ¿Qué pasa si se usa el número personal del trabajador sin su consentimiento? Un reciente caso en Europa entrega respuestas útiles, y que pueden ser aplicables a nuestro ordenamiento, dado los principios y estándares consagrados en la nueva ley.
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) sancionó con 42.000 euros a una empresa por agregar el número personal de una trabajadora a un grupo de WhatsApp corporativo sin contar con su consentimiento.
La compañía alegó que lo hacía para fines laborales y que incluso había adoptado buenas prácticas (como el uso de móviles corporativos con medidas de seguridad), pero esto no fue suficiente. La sanción fue impuesta en el marco del Expediente N.º EXP202310848, recientemente publicado por la AEPD.
Lo anterior, a pesar de que en una primera instancia se había declarado inadmisible la reclamación, bajo la conclusión preliminar de que el actuar de la empresa habría sido conforme a derecho, acogiendo sus argumentos de defensa que: “la práctica de la empresa hasta la fecha en esta materia ha sido prudente y garantista toda vez que los grupos de WhatsApp solo incluyen empleados de la empresa”.
Continúa mencionando que no se agregó “a ningún tercero y que los datos personales de los miembros que son objeto de tratamiento necesario se refieren exclusivamente al nombre y apellidos de los miembros y a su número móvil, así como a su intervención en determinadas tareas y proyectos de la empresa, es decir, a los mínimos indispensables”.
Frente a ello, la reclamante interpuso un recurso cuya resolución es clara: no basta con que el tratamiento de datos tenga un fin útil o práctico para la empresa. Para que sea lícito, debe apoyarse en una base jurídica válida (como el consentimiento o la ejecución de un contrato), lo que no se cumplía en este caso.
Es importante mencionar que el uso del número personal no puede forzarse, ni siquiera si se justifica por razones operativas o por falta de equipos, según queda de manifiesto en el Fundamento de Derecho V de la resolución:
“A este respecto, cabe señalar que la infracción afecta a un principio básico del tratamiento de datos personales, como es el que dicho tratamiento cuente con una base de legitimación. En el presente caso consta, asimismo que, a pesar de que la reclamante manifestó expresamente su deseo de no seguir utilizando su teléfono personal para cuestiones laborales, el mismo fuera utilizado de nuevo con ese objetivo”.
Esta sanción anticipa un debate que será central bajo la futura legislación chilena: el respeto al principio de licitud en entornos laborales. La nueva ley exigirá que las empresas puedan justificar, documentar y limitar adecuadamente cada tratamiento de datos personales. El uso de canales informales como WhatsApp, aunque extendido, no exime del cumplimiento normativo.
¿Qué deben hacer las empresas en Chile respecto a la protección de datos personales en el ámbito laboral?
- Evitar usar números personales de trabajadores sin consentimiento claro y documentado.
- Implementar protocolos escritos sobre herramientas de comunicación interna.
- Entregar equipos corporativos cuando se requiera comunicación constante por mensajería.
- Evaluar los riesgos asociados a estos tratamientos, especialmente en términos de privacidad y seguridad.
El caso mencionado deja una lección clave para las empresas chilenas: la gestión de datos personales en el entorno laboral debe planificarse con el mismo rigor que cualquier otro proceso corporativo.
En un escenario donde WhatsApp se ha convertido en una herramienta laboral de facto, la nueva legislación chilena exigirá pasar de la informalidad al cumplimiento. La clave estará en documentar las decisiones, minimizar los riesgos y la implementación anticipada de buenas prácticas.
Para más información sobre estos temas pueden consultar a:
Jorge Arredondo | Socio | jarredondo@az.cl
Yoab Bitran | Director Grupo Compliance | ybitran@az.cl
Antonia Nudman | Asociada Senior Grupo IP, Tech and Data | anudman@az.cl
