Con fecha 14 de septiembre de 2022, se publicó en el Diario Oficial el reglamento que establece la forma, características y registro de las escrituras públicas otorgadas a través de medios electrónicos y protocolización de documentos electrónicos.
La Ley N° 21.394, publicada en el Diario Oficial con fecha 30 de noviembre de 2021, introdujo reformas al Sistema Judicial producto del Estado de Excepción Constitucional de Catástrofe por Calamidad Pública, modificando entre otras materias, el artículo 497 Código de Procedimiento Civil (CPC), con el objeto de permitir el otorgamiento de la escritura definitiva de compraventa en pública subasta a través de documento electrónico suscrito mediante firma electrónica avanzada.
Para ellos, la ley incorpora el artículo 409 bis al Código Orgánico de Tribunales (COT), que dispone que un reglamento dictado por el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos y suscrito también por el Ministro de Hacienda y el Ministro Secretario General de la Presidencia, que regulará la forma en que deberán ser extendidas e incorporadas en los libros respectivos las escrituras públicas electrónicas.
El referido reglamento deberá dictarse, conforme a lo establecido en el artículo decimoctavo transitorio de la Ley, en el plazo de seis meses contado desde la fecha de publicación de la ley.
Por lo anterior, el reglamento señala que las escrituras públicas electrónicas deberán ser otorgadas por medios tecnológicos que permitan la suscripción por el remanente y el juez. Además, deberán ser rubricadas por el notario mediante firma electrónica avanzada y fechado electrónico, siguiendo los requisitos y características establecidas en la Ley N°19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma y su reglamento.
En cuanto a los notarios, se establece que deberán llevar un libro repertorio electrónico de escrituras públicas electrónicas y de documentos protocolizados conforme a lo dispuesto en el inciso quinto del artículo 495 CPC. Asimismo, los notarios deberán llevar un protocolo electrónico en donde incorporarán las escrituras y los documentos electrónicos que se acompañen, según lo dispuesto en el artículo 495 CPC y 429 COT.
Asimismo, se señala que cuando los formatos originales de los documentos no sean electrónicos, deberán ser protocolizados conforme a las reglas establecidas en los artículos 415 y siguientes COT. Y se deberá dejar constancia de ello mediante una certificación que será incorporada en el protocolo electrónico, junto con la copia digitalizada de los documentos.
Solo el notario autorizado, suplente o archivero a cuyo cargo este el protocolo electrónico, podrá otorgar duplicados o copias de las escrituras y documentos electrónicos. Los duplicados de la escritura pública deberán contar con un sello de autenticidad. Igualmente, podrán solicitarse copias de las escrituras o documentos electrónicos de manera impresa, para ello el notario deberá señalar en ellas que se trata de un testimonio fiel del original y llevará la fecha y firma manuscrita del notario, además de su sello.
Finalmente, se establece que escrituras públicas que se otorguen conforme al referido reglamento y documentos que se acompañen y los sistemas de almacenamiento de la información, deben interoperar con los sistemas que utilicen el resto de los servicios públicos y auxiliares de la Administración de Justicia.
